Week 11 - Sharing Informative, Delivering Positive and Negative Messages

Pesan bisnis merupakan hal yang sangat berperan penting dalam berbisnis. Pesan bisnis harus memenuhi kebutuhan pengirim, peka terhadap pendengar, dan akurat mengutarakan topik yang ditulis. Pesan bisnis dikatagorikan menjadi dua bagian menurut reaksi penerimanya.

1.      Pesan yang reaksi dasar penerimanya adalah netral atau positif.

Pesan tersebut cenderung informatif dan merupakan berita positif. Pesan informatif dan berita positif harus disampaikan dengan bahasa yang baik menyesuaikan kepada penerima. Pesan tidak segera meminta penerima untuk melakukan apa pun. Namun, kedua jenis pesan memiliki unsur-unsur persuasif karena Anda ingin membangun sikap positif tentang informasi yang sedang disampaikan.

2.      Pesan yang reaksi dasar penerimanya adalah negatif.

Pesan tersebut merupakan pesan negatif. Pesan negatif memiliki bagian yang vital dalam berbisnis dan administrasi. Dalam pesan negatif, informasi dasar yang disampaikan adalah negatif. Komunikator mengharapkan penonton menjadi kecewa atau marah. contohnya : penolakan-penolakan, pengumuman perubahan kebijakan yang tidak menguntungkan penonton, permintaan penonton yang dirasa menghina atau mengganggu, penilaian kinerja negatif, pemberitahuan disipliner, dan seleksi produk atau pemberitahuan cacat.

Ketika menyampaikan kedua jenis pesan yang berbeda diatas, perlu adanya pertimbangan yang matang terhadap media yang digunakan. Media komunikasi bisnis sangat beragam. Diantaranya :

1.      Secara tatap muka atau langsung. Digunakan ketika; berkunjung, membangun hubungan bisnis, terlibat dalam dialog atau negosiasi, memperoleh sesuatu yang segera, hindari meninggalkan jejak kertas, meningkatkan isyarat visual dan aural.

2.      Melalui telefon. Panggilan telepon adalah pilihan yang baik ketika nada suara adalah penting, koneksi real-time menghemat beberapa panggilan telepon atau e-mail, ketika anda memerlukan sesuatu segera, atau Anda tidak ingin meninggalkan jejak kertas.

3.      Melalui SMS. Baik untuk komentar-komentar atau pertanyaan pada tugas-tugas, ketika bekerja pada saat bersamaan. Ingat, seperti e-mail, pesan cepat dapat disimpan, diteruskan, dan dicetak.

4.      Melalui surat atau memo.

a.       Surat biasanya digunakan untuk antar organisasi.

b.      Memo penggunaanya dalam internal organisasi.

5.      Melalui e-mail. Digunakan untuk menyelesaikan hal yang rutin, non-kontroversial, menghemat waktu dan uang, memungkinkan pembaca untuk menangani pesan pada kenyamanan mereka atau pada waktu yang longgar, berkomunikasi secara akurat, memberikan pembaca dengan rincian untuk referensi, dan menciptakan sebuah jejak tulisan. Dengan meningkatnya volume e-mail, penulis harus berhati-hati dengan pesan mereka.

Sampaikan pesan secara baik dengan mempertimbangkan isi materi, image komunikator dan kepentingan serta kondisi penerima.

Yolanda Suciati, Anggoro Ary N, Hanif Pradipta N.